نحوه سازماندهی Gmail (برای رسیدن به صندوق ورودی صفر سریعتر)


این 9 نکته به شما می آموزد که چگونه gmail خود را به عنوان مدیر سازماندهی کنید تا بتوانید هر چیزی را پیدا کنید و به طور منظم به صندوق ورودی صفر برسید.

چگونه می توان gmail خود را بر روی imac سازماندهی کرد

صندوق ورودی: همه ما داریم! اما برخی از آنها بسیار کثیف تر از دیگران هستند.

من مطمئن هستم که میزان تمیز کردن صندوق ورودی به اندازه وضعیت هر یک از کمدهای ما متفاوت است: برخی از آنها دقیق و مرتب هستند و برخی دیگر سرشار از فراوانی.

اگر به دومی متمایل هستید و مطمئن نیستید که از کجا باید صندوق ورودی خود را تمیز کنید ، من نکات زیادی برای شما برای پیکربندی سیستمی که می توانید حفظ کنید ، دارم.

در اینجا 9 روش برای سازماندهی Gmail به عنوان مدیر آورده شده است.

چگونه صندوق ورودی Gmail خود را سازماندهی کنیم

1 – نوع صندوق ورودی خود را به چندین صندوق ورودی تغییر دهید

من به Gmail اعتبار می دهم که آنها به طرق مختلف ساخته اند تلاش كردن تا کاربران خود را سازماندهی کنند. برگه ها یکی از آنها هستند. برگه ها ایمیل های شما را بر اساس دسته بندی می کنند: مهم ، کمپین ، اجتماعی ، انجمن ها و غیره. اما تقسیم ایمیل ها به دسته ها به این معنی است که شما در حال حاضر مکان های بیشتری برای جستجو و مکان های بیشتری برای جمع آوری لوله های دیجیتال دارید.

شش نوع صندوق ورودی مختلف وجود دارد که می توانید در تنظیمات سریع یکی را انتخاب کنید. ترجیح صندوق ورودی من چند صندوق ورودی است که سطوح عمودی (یک یا چند) را تعیین می کند که به شما امکان می دهد ایمیل های خود را به صورت خودکار مرتب کنید. هدف من این است که از صندوق ورودی خود به عنوان صندوق ورودی استفاده کنم و نه به عنوان کابینت ذخیره سازی.

بنابراین ، چندین صندوق ورودی را بررسی می کنم و اولین مکان خود را برای نگهداری پیام های ستاره دار تعیین می کنم. این به من این امکان را می دهد تا پیامهایی را که نیاز به پاسخ یا تعمیر دارند سریع مرتب کنم.

2 – برای ایجاد ظاهری مینیمالیستی ، Visual Clutter را حذف کنید

اگر از این ویژگی ها استفاده می کنید ، آنها را روشن بگذارید. اما اگر هرگز در Gmail چت نمی کنید یا از نشانگرهای مهم به عنوان بخشی از استراتژی سازمانی خود استفاده نمی کنید – آشفتگی بصری را خاموش کنید! همه این تغییرات را می توان در تنظیمات انجام داد.

  • نشانگرهای اهمیت را خاموش کنید (درهم ریختگی غیر ضروری!)
  • چت و ملاقات را خاموش کنید (یکی از برگه های ناوبری در تنظیمات اصلی شما)
  • برای جلوگیری از فضای سفید غیر ضروری بین پیام ها ، تنظیم “فشرده” را انتخاب کنید
  • موضوع خود را سفید و مینیمال کنید (این ترجیح شخصی من است ، اما توصیه من نیز است!)

3 – بهترین ویژگی های Gmail را روشن کنید

برخی از بهترین ویژگی های Gmail در وقت شما بسیار صرفه جویی می کند! قبل از شروع سازماندهی ، مطمئن شوید این موارد در تنظیمات فعال باشد:

میانبرهای صفحه کلید

میانبرها را فعال کرده و با مواردی که احتمالاً از آنها استفاده می کنید یادداشت کنید: به صندوق ورودی بروید (من این را به سادگی یک “من” در خود تنظیم کرده ام) ، بنویسید ، پاسخ دهید ، ارسال کنید ، ستاره بزنید.

ارسال و بایگانی شود

این دکمه تنها باعث صرفه جویی در تعداد زیادی کلیک شما می شود!

آهنگسازی هوشمند

این ویژگی به شما پاسخ های متداول خود را می آموزد تا در صورت تمایل به شما کمک کند آنها را به طور خودکار پر کنید. به عنوان مثال ، هنگام تایپ “آدرس من است” ، آدرس شما به طور خودکار پر می شود. نابغه!

پاسخ هوشمندانه

Gmail پاسخ هایی را پیشنهاد می کند که می توانید با یک کلیک ارسال کنید یا با متن “خوب به نظر می رسد” ضربه بزنید. یا “نه متشکرم” یا “برای من کار می کند!” بر اساس موضوع ایمیل این ویژگی به ویژه در تلفن همراه مفید است.

الگوها

این ویژگی را روشن کنید! موارد زیر در مورد این موارد بیشتر است.

4 – بایگانی کنید ، حذف نکنید

هنگامی که Gmail شروع به کار کرد ، یکی از بهترین ویژگی های آن توانایی ذخیره و جستجوی سابقه ایمیل شما بود. به جای حذف ایمیل هایی که با آنها کار کرده اید ، اگر می خواهید بعداً به آنها مراجعه کنید یا ایمیل جدیدی را در ارتباط با یک مکالمه قدیمی مشاهده کنید ، می توانید آنها را بایگانی کنید.

بسیاری از افراد تفاوت بین بایگانی و حذف را درک نمی کنند. وقتی یک ایمیل را حذف می کنید ، به سطل زباله شما می رود و در 30 روز به طور خودکار برای همیشه از سابقه شما حذف می شود. هنگام بایگانی ، به Gmail بگویید: “این ایمیل را از صندوق ورودی من خارج کنید ، اما آن را برای همیشه برای همه نامه ها در تاریخ من بگذارید.”

بایگانی = حذف از صندوق ورودی من

من از طرفداران پر و پا قرص آرشیو هستم زیرا شما هرگز نمی دانید چه زمانی ممکن است نیاز داشته باشید به یک ایمیل مراجعه کنید یا به دنبال چیزی باشید که فکر می کردید به آن احتیاج ندارید. همه چیز را بایگانی کنید!

تنها زمانی که از دکمه حذف استفاده می کنم این است که شخصی دسته ای از فایل های بزرگ مانند عکس های با وضوح بالا را برای من ارسال کند که فضای ذخیره سازی من را مسدود کند.

5 – برچسب ها = پوشه ها

برچسب ها در Gmail به عنوان برچسب هایی برای ایمیل ها عمل می کنند که به شما امکان می دهد آنها را گروه بندی کنید. برخی افراد آنها را پوشه می دانند ، اما آنها واقعاً برچسب هستند زیرا می توانید یک برچسب در صندوق ورودی خود یا چندین برچسب روی یک ایمیل داشته باشید.

به دلیل تمرکز Gmail بر جستجو ، نیازی به استفاده از پوشه ها ندارید. بسیاری از مردم ساعت ها تلاش می کنند تا ایمیل های خود را با دست سازماندهی کنند – این کار را نکنید! وقت شما خیلی گران است بهترین روش استفاده از آنها استفاده از فیلتر خودکار است که در زیر توضیح خواهم داد!

6 – فیلتر = کاری را بطور خودکار انجام دهید

وقتی واقعاً می خواهید صندوق ورودی خود را برای شما کار کرده و در زمان زیادی صرفه جویی کنید ، فیلتر در Gmail عالی است.

فرض کنید شما برای مثال تأیید سفارش برای شرکت خود دریافت می کنید. من از کسب و کار Beautycounter خود به عنوان مثال استفاده خواهم کرد. شما می توانید هر سفارشی را به صورت دستی دریافت ، بخوانید ، ستاره گذاری و بایگانی کنید. یا می توانید فیلتری ایجاد کنید تا هر چهار مرحله را برای شما انجام دهد تا وقتی سر کار می نشینید ، همه سفارشات جدید شما منتظر شما باشند.

نحوه ایجاد فیلتر در گام اول gmail

همه ایمیل های دریافتی داوطلب خوبی برای فیلتر هستند:

  • ایمیل هایی که ممکن است بخواهید آنها را جستجو کنید اما نیازی به خواندن آنها ندارید -> به عنوان خوانده شده علامت گذاری کنید و صندوق ورودی را رد کنید
  • پیامهایی که اغلب / همیشه برای شخص دیگری ارسال می کنید ، مانند دستیار مجازی -> بعنوان خوانده شده ، ارسال شده و بایگانی شده علامت گذاری کنید
  • آیا دسته ای را در یک روز خاص از هفته ایمیل می کنید -> به عنوان خوانده شده ، برچسب و بایگانی علامت بزنید (فراموش نکنید که برچسب را هر هفته بررسی کنید!)

7 – از الگوها برای سازماندهی ایمیل های مکرر ارسال شده استفاده کنید

اگر فکر می کنید که یک ایمیل را بارها و بارها می نویسید ، قالب ها راه حل شما هستند! آنها برای نوشتن ایمیل ها کمی در پنجره دفن شده اند ، اما وقتی آنها را پیدا کردید می دانید کجا و چگونه از آنها استفاده کنید.

یک ایمیل جدید باز کنید و روی سه نقطه کنار سطل زباله در زیر کلیک کنید:

نحوه استفاده از قالب های جیمیل

الگوها را از این قسمت ذخیره ، درج ، بازنویسی و حذف کنید. همچنین می توانید پیوندهایی را به اسناد متصل شده پیوست کنید! اگر می خواهید الگو را کمی سفارشی کنید ، قبل از ارسال آن را ویرایش کنید. این کار در زمان شما بسیار صرفه جویی می کند!

8 – از قانون 24 ساعته استفاده کنید

اکنون که صندوق ورودی خود را آماده کرده اید ، آماده هستید که در دراز مدت آن سازمان ایمیل را متزلزل کنید! در اینجا چند دستورالعمل سریع برای دنبال کردن وجود دارد:

در عرض 24 ساعت با ایمیل های ستاره دار پاسخ دهید یا اقدامی انجام دهید

ایمیل های مهم را ستاره دار کنید و هدفی برای پاسخگویی یا اقدام در عرض 24 ساعت داشته باشید.

از عملکرد Snooze استفاده کنید

اگر در 24 ساعت نمی توانید به ایمیل برسید ، آن را به تعویق بیندازید تا بدانید که به فشار نیاز دارید. هنگامی که اشاره گر ماوس را روی آن نگه دارید یا در نوار ابزار در بالای یک پیام باز شده ، ساعت کوچک را در سمت راست پیام جستجو کنید. روز و زمانی را که می خواهید ایمیل دوباره “بیاید” تنظیم کنید. شما همیشه می توانید به ایمیل های تعویق شده در برچسب (پوشه) تعویق دسترسی پیدا کنید.

آن را به یک وظیفه تبدیل کنید (یا اطلاعات را به جایی دیگر منتقل کنید)

اگر مطمئن نیستید که چه زمانی ایمیلی دریافت خواهید کرد ، آن را در هر نرم افزاری (یا کاغذی!) که استفاده می کنید تبدیل به یک وظیفه کنید. یا اطلاعات را به تقویم خود منتقل کنید. اگر می خواهید جهت رویداد را ذخیره کنید ، فقط آدرس را مستقیماً به تقویم خود اضافه کنید. اگر نیاز دارید که یک بلیط الکترونیکی برای یک رویداد ذخیره کنید ، بارکد را اسکرین شات کرده و آن را در برنامه Notes خود ذخیره کنید.

9 – ویدیو> نحوه سازماندهی Gmail خود را در عمل ببینید!

https://www.youtube.com/watch؟v=BDTPTkcVPBo

اگر این نکات را مفید می دانید ، آنها فقط سطح هر سازمان دیجیتالی را که می توانید در زندگی خود فتح کنید خراشیده اند!

کارگاه رایگان من را در مورد همه چیز دیجیتال بررسی کنید:کارگاه آموزشی رایگان برای سازماندهی ایمیل

همچنین ممکن است دوست داشته باشید:



دیدگاهتان را بنویسید